Vidaus administravimo informacinės sistemos

Rekomendacijos dėl vidaus administravimo informacinių sistemų registravimo pereinamuoju laikotarpiu (atsisiųsti)

REKOMENDACIJOS DĖL VIDAUS ADMINISTRAVIMO INFORMACINIŲ SISTEMŲ REGISTRAVIMO PEREINAMUOJU LAIKOTARPIU

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Rekomendacijų Dėl vidaus administravimo informacinių sistemų registravimo pereinamuoju laikotarpiu (toliau – Rekomendacijos) tikslas – pateikti viešojo sektoriaus subjektams gaires dėl veikiančių vidaus administravimo informacinių sistemų registravimo Informacinių sistemų registro informacinėje sistemoje (toliau - ISRIS) pereinamuoju laikotarpiu, iki bus priimti visi vidaus administravimo informacinių sistemų registravimo procesą reglamentuojantys teisės aktai.
2. Rekomendacijos parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo Nr. XI-1807 pakeitimo įstatymo  3 straipsnio 3 dalimi, pagal kurią viešojo sektoriaus subjektai iki 2026 m. gruodžio 31 d. privalo užtikrinti visų veikiančių vidaus administravimo informacinių sistemų (toliau – VAIS) įregistravimą teisės aktų nustatyta tvarka.
3. Šios rekomendacijos netaikomos kaip privalomas teisinis reguliavimas ir nepakeičia teisės aktuose nustatytų reikalavimų.

II. DOKUMENTAI, REKOMENDUOJAMI PATEIKTI VALSTYBĖS SKAITMENINIŲ SPRENDIMŲ AGENTŪRAI, REGISTRUOJANT VEIKIANČIĄ VAIS

4. Pereinamuoju laikotarpiu, kol nėra patvirtinti visi VAIS registravimo procesą reglamentuojantys teisės aktai, siekiant aiškiau apibrėžti veikiančių VAIS registravimą ir sumažinti administracinę naštą, rekomenduojama Valstybės skaitmeninių sprendimų agentūrai pateikti šiuos dokumentus:
4.1. VAIS svarbos vertinimo dokumentus, parengtus vadovaujantis Valstybės informacinių išteklių svarbos nustatymo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos ekonomikos ir inovacijų ministro 2023 m. liepos 19 d. įsakymu Nr. 4-418, įskaitant užpildytą svarbos vertinimo lentelę (pateikta adresu: https://vssa.lrv.lt/lt/veiklos-sritys/valstybes-informaciniu-istekliu-valdymas/informaciniu-istekliu-svarbos-vertinimas/ ir svarbos vertinimo rezultatus pagrindžiančią formą;
4.2. VAIS nuostatus, parengtus pagal Rekomendacijų 1 priede pateiktą formą;
4.3. VAIS techninį aprašymą (techninę specifikaciją), parengtą pagal Rekomendacijų 2 priede nustatytus reikalavimus;
4.4. Pasirašytą informacinės sistemos perdavimo eksploatacijai aktą, kurio pavyzdinė forma pateikta šių rekomendacijų 3 priede.

III. VAIS NUSTATYMAS

5. Atkreipiame dėmesį, kad prieš teikiant dokumentus kiekviena institucija ar įstaiga turėtų įvertinti visas savo veikloje naudojamas informacines sistemas ir nustatyti, ar jos atitinka VAIS apibrėžimą.
6. Vadovaujantis Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymu, VAIS – informacinė sistema, kurioje tvarkomi subjektų valdomi duomenys, reikalingi vidaus administravimo funkcijoms ar kitoms pagalbinio pobūdžio funkcijoms, kurios padeda įgyvendinti subjektui teisės aktuose nustatytus uždavinius, atlikti.

IV. INFORMACINIŲ SISTEMŲ, GALINČIŲ ATITIKTI VAIS SĄVOKĄ, PAVYZDŽIAI

7. Informacinių sistemų, kurios pagal paskirtį ir jose vykdomus procesus gali atitikti VAIS apibrėžimą, pavyzdžiai:
7.1. Dokumentų ir užduočių valdymo informacinė sistema – vidaus dokumentai, rezoliucijos, užduočių eiga.
7.2. Personalo valdymo informacinė sistema – darbuotojų duomenys, priėmimas, atostogos, mokymai.
7.3. Darbo laiko apskaitos informacinė sistema – darbo grafikai, laiko apskaita, neatvykimai.
7.4. Finansų ir buhalterinės apskaitos informacinė sistema – įstaigos apskaita ir vidaus finansiniai duomenys.
7.5. Turto ir inventoriaus valdymo informacinė sistema – įrangos apskaita, priskyrimas darbuotojams, inventorizacija.
7.6. Vidaus pirkimų planavimo ir sutarčių valdymo informacinė sistema – poreikiai, planai, sutarčių vykdymo kontrolė.
7.7. Informacinių technologijų pagalbos tarnybos informacinė sistema – darbuotojų užklausos, incidentai, informacinių technologijų turto aptarnavimas.
7.8. Vidaus projektų ir išteklių planavimo informacinė sistema – darbai, terminai, komandos pajėgumai.
7.9. Vidaus audito, rizikų ir atitikties valdymo informacinė sistema – vidaus kontrolės veiksmai bei jų stebėsena.
7.10. Patalpų ir transporto administravimo informacinė sistema – rezervavimas, naudojimo, sekimo ir priežiūros duomenys.
7.11. Eilių valdymo ir praėjimo kontrolės informacinė sistema – praėjimo valdymo, apsaugos, eilių ir aptarnavimo valdymo sistemos.
7.12. El. mokymų ir švietimo informacinė sistema – žinių bazių, mokymų turinio valdymo, mokymo egzaminavimo (testavimo), mokymų organizavimo sistemos.
7.13. Vaizdo stebėjimo informacinė sistema – patalpų vaizdo stebėjimo, saugumo užtikrinimo vaizdu stebėjimo sistemos.
7.14. Skambučių centro ir konsultavimo žinių bazių valdymo informacinė sistema – skambučiams valdyti ir nuotoliniam konsultavimui reikalingai informacijai tvarkyti naudojamos sistemos.
7.15. Specializuota vidinių procesų valdymo informacinė sistema – kitos, specialiuosius vidinius procesus automatizuojančios ir valdančios informacinės sistemos.7.16. Interneto svetainės neteikiančios viešųjų ar administracinių paslaugų.

V. PROGRAMINĖS PRIEMONĖS, PAPRASTAI NELAIKYTINOS VAIS

8. Programinės priemonės, kurios, naudojamos tik toliau nurodytai paskirčiai, paprastai nelaikytinos atitinkančiomis VAIS apibrėžimą, nes yra taikomoji programinė įranga arba kitos informacinės sistemos technologinis komponentas:
8.1. Vaizdo susitikimų prenumerata, naudojama pokalbiams ir ekrano bendrinimui. Paprastai bendrojo naudojimo komunikacijos priemonė, ne savarankiška informacinė sistema vien dėl susitikimų kalendoriaus ir įrašų funkcijų.
8.2. El. pašto ir biuro programų planas, skirtas paštui, tekstams ir skaičiuoklėms. Pats licencijų paketas nėra automatiškai viena vidaus administravimo informacinė sistema. Jo pagrindu vis dėlto gali būti įgyvendinta konkreti informacinė sistema.
8.3. Debesijos failų saugyklos prenumerata, naudojama kaip kitos dokumentų valdymo informacinės sistemos failų saugojimo komponentas. Vertintina kaip esamos informacinė sistema priemonė / paslauga, jei ji neturi atskiro įstaigos dokumentų tvarkymo proceso.
8.4. Tapatybės ir vieningo prisijungimo SaaS, skirta naudotojams autentifikuoti kitose informacinėse sistemose. Jei ji naudojama tik prisijungimui užtikrinti, tai yra skersinė informacinių technologijų priemonė ar platforma, o ne savarankiška VAIS.
8.5. Atsarginių kopijų SaaS, kuriuo saugomos kitų informacinių sistemų kopijos. Užtikrina kitų sistemų veikimą ir atkūrimą, bet savaime nevykdo atskiros vidaus administravimo duomenų tvarkymo funkcijos.
8.6. SaaS licencija vienam specialistui, naudojama dokumento maketui parengti ar vaizdui redaguoti. Taikomoji programinė įranga užduočiai atlikti; vien failo sukūrimas dar nepagrindžia savarankiškos informacinės sistemos. Priemonė turiniui parengti, o ne administravimo funkcijoms vykdyti.
8.7. Grafinio dizaino programinės įrangos prenumerata, naudojama maketams, pristatymams ar iliustracijoms kurti. Taikomoji programinė įranga darbo rezultatui sukurti; pati savaime nevykdo reglamentuoto administravimo proceso.
8.8. Vaizdo ir garso redagavimo programinė įranga, naudojama mokymų ar komunikacijos medžiagai kurti.
8.9. Programavimo įrankio licencija, naudojama programiniam kodui kurti ir testuoti. Skirta programinės įrangos kūrimo veiklai vykdyti; nėra savarankiška administravimo informacinė sistema vien dėl joje saugomų projektinių failų.
8.10. Duomenų analizės programinės įrangos prenumerata, naudojama statistinei ar veiklos analizei atlikti. Analizės priemonė, padedanti apdoroti duomenis, tačiau nebūtinai sudaro atskirą informacinę sistemą.
8.11. Internetinių apklausų ir formų kūrimo paslauga, naudojama duomenims surinkti. Vertintina pagal paskirtį; vien apklausos surinkimas dar nesudaro savarankiškos vidaus administravimo informacinė sistema.
8.12. Nuotolinės pagalbos ir prisijungimo priemonė, naudojama informacinių technologijų pagalbai teikti. Techninė infrastruktūros aptarnavimo priemonė, o ne savarankiška administravimo sistema.

VI. VAIS IR TAIKOMOSIOS PROGRAMINĖS ĮRANGOS ATSKYRIMO PAVYZDYS

9. Pavyzdys: ar „Microsoft 365“ tipo paketo licencijų prenumerata laikytina VAIS? Jei paketas naudojamas tik laiškams rašyti, failams rengti ir susitikimams organizuoti, jis vertinamas kaip taikomoji programinė įranga. Tačiau jeigu konkrečiuose jo komponentuose institucija įgyvendina skaitmenizuotą dokumentų registravimo, derinimo ir saugojimo procesą, toks dokumentų valdymo sprendimas gali būti vertinamas kaip VAIS arba esamos VAIS dalis.
10. Nustačius, kad institucijos ar įstaigos naudojama informacinė sistema pagal savo paskirtį ir joje vykdomus procesus atitinka VAIS apibrėžimą, pereinamuoju laikotarpiu prašome pateikti pirmiau nurodytus registravimui reikalingus dokumentus.